Toen de koper om fabrieken vroeg, was het project nog niet klaar
Het onderzoek kwam van een handelsbedrijf in Dubai.
Het bericht was kort:
"Stuur een lijst met fabrieken van 8 inch koolstofstalen buizen in China."
Er zijn geen technische details bijgevoegd.
In eerste instantie leek het op een sourcing-vergelijkingsverzoek.
Maar na een vervolgoproep- werd de situatie duidelijker.
De eindgebruiker had de materiaalsplitsing nog niet afgerond. Ze waren nog steeds aan het beslissen of de 8 inch koolstofstalen buis bij één enkele leverancier zou worden betrokken of over meerdere fabrieken zou worden verdeeld.
Dit was niet ongebruikelijk voor aanbestedingen in een vroeg- stadium.
Een paar dagen later begonnen er interne discussies in de e-mailketen te verschijnen.
Eén afdeling wilde één enkele fabriek om inspectie en documentatie te vereenvoudigen.
Een ander gaf de voorkeur aan meerdere fabrieken om het leveringsrisico te verminderen.
Een derde richtte zich uitsluitend op de doorlooptijd.
Geen van hen was het oneens over de pijpspecificatie.
Ze waren het niet eens over de sourcingstructuur.
In die periode zijn er intern diverse fabriekslijsten uitgewisseld.
Bij elke lijst waren enigszins verschillende evaluatienotities bijgevoegd.
Eén fabriek kreeg het label 'snelle reactie'.
Een ander werd gemarkeerd als 'stabiele documentatie'.
Een derde werd genoteerd vanwege 'flexibele aanpassing van de verpakking'.
Op een gegeven moment grapte de inkoper dat er meer meningen waren over leveranciers dan over het eigenlijke projectontwerp.
Ook daar was niemand het mee eens.
Uiteindelijk besloot het projectteam twee fabrieken op de shortlist te zetten in plaats van één.
De leidingspecificatie bleef gedurende het gehele proces ongewijzigd.
Wat veranderde was de manier waarop het inkooprisico werd verdeeld.
Maanden later, toen de bestelling werd vrijgegeven, ontvingen beide fabrieken afzonderlijke delen van dezelfde materiaallijst.
Terugkijkend was de selectie niet gebaseerd op verschillen in 8 inch koolstofstalen buizen.
Het was gebaseerd op hoe elke fabriek zich gedroeg terwijl het project nog instabiel was.
